INTRODUCCIÓN
La Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción, traspone al derecho español la Directiva comunitaria cuyo objetivo es reforzar la cultura de cumplimiento de las entidades públicas y privadas otorgando protección de los denunciantes que informen sobre infracciones conocidas en el contexto laboral o profesional.
En cumplimiento de la citada Ley, y en un claro compromiso con los objetivos de transparencia e información que determinan la misma, el órgano de administración de la empresa HERDICASA S.A. ha aprobado un Sistema Interno de Información y un Protocolo de Actuación y ha implantado un Canal de Denuncias para la recepción y tramitación de las que se puedan producir en el marco de la Ley indicada.
I. - PRINCIPIOS GENERALES
INFORMACIÓN objeto de comunicación a través del Canal de Denuncias:
Han de referirse a vulneraciones que puedan apreciarse en la empresa, cometida por su personal, en las siguientes materias:
No serán objeto de tratamiento por el canal indicado las comunicaciones, informaciones o quejas que no se refieran al ámbito objetivo indicado, como cuestiones de naturaleza laboral, o de otro tipo.
TRATAMIENTO DE LA INFORMACION y protección al informante y personas vinculadas.
II. - PROCEDIMIENTO PARA LA PRESENTACIÓN DEL CANAL DE DENUNCIAS Y SU TRAMITACIÓN
De la persona responsable de la gestión del Canal de Denuncias o Sistema de información.
El Responsable del Sistema Interno de Información del Grupo DC gozará de plena independencia y autonomía respecto del resto de los órganos de la entidad para la adecuada gestión del sistema. La persona designada como responsable será el Director Financiero del Grupo D. C., si bien corresponderá a los órganos de administración de la compañía la sustitución, en su caso, del mismo, que deberá ser comunicada a la Autoridad Independiente conforme a las previsiones de la Ley.
Del Correo electrónico y dirección postal para la presentación de denuncias:
EL GRUPO DC establece un correo electrónico unificado y una dirección de correo postal, en la que todas las personas informantes que hayan obtenido información sobre presuntas infracciones en un contexto laboral o profesional puedan comunicar información sobre dichas presuntas infracciones. Le correo electrónico y dirección postal es la que se indica:
Correo electrónico: canaldenuncias_arroba_grupo-dc.com
Dirección postal: Responsable del Sistema Interno de Información del Grupo DC - C/ Nava 4, bajo. CP 33006 Gijón (Asturias)
Del formato a través del cual se podrán presentar las denuncias:
Las comunicaciones habrán de presentarse por escrito a través de alguno de los canales indicados anteriormente (correo electrónico o correo postal), dirigidas al Responsable del Sistema Interno de Información del Grupo DC.
De la gestión de la información recibida a través del sistema de información y canal de denuncias, tramitación del expediente y registro del mismo.
El Responsable del Sistema Interno de Información del Grupo DC será el único responsable de la gestión de la información recibida a través del canal de denuncias.
El acceso a la información recibida por el canal de denuncias se realizará exclusivamente por el Responsable del Sistema Interno de Información del Grupo DC o por la persona o personas por él designadas, quienes asumirán, igualmente, el cumplimiento de los principios y protocolos del presente documento.
La información recibida se gestionará garantizando la confidencialidad de la identidad del informante y de cualquier tercero mencionado, así como del tratamiento de la información y su investigación.
Se acusará recibo al informante y el plazo máximo para dar respuesta a las comunicaciones recibidas será de 7 días naturales y se registrará la denuncia en el "libro-registro" habilitado al efecto por el Responsable del Sistema Interno de Información del Grupo DC. Dicho libro registro cumplirá con los requisitos legales de no publicidad y únicamente podrán acceder a él los jueces y tribunales en el marco de un procedimiento judicial. Los datos personales relacionados con las comunicaciones e investigaciones se conservarán por un máximo de 10 años.
En el acuse de recibo se ofrecerá al informante la posibilidad, a su elección, de mantener una vía de comunicación con responsable del Sistema Interno de Información del Grupo DC para, en su caso, solicitarle información adicional.
En el caso de que la información recibida sea de la que, conforme a la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción y al presente protocolo, es susceptible de ser tratada a través del este procedimiento, y si la misma revistiera un nivel mínimo de verosimilitud, se procederá a iniciar un expediente informativo a fin de valorar la pertinencia de la adopción de alguna actuación que, conforme a la naturaleza del hecho informado, corresponda.
La tramitación del expediente informativo tendrá una duración máxima de 3 meses a partir del vencimiento del plazo de siete días después de efectuarse la comunicación, salvo casos de especial complejidad que requieran una ampliación del plazo, en cuyo caso, este podrá extenderse hasta un máximo de otros tres meses adicionales.
En la tramitación del expediente se tendrá especial cuidado en el pleno respeto de los derechos de la persona/as denunciada/s, y en tal sentido se le dará audiencia (salvo que la naturaleza de los hechos aconseje que no sea así para no perjudicar una potencial intervención de las autoridades), a quien se informará de las infracciones que se le atribuyen y respetando su derecho al honor, dignidad y propia imagen, así como a la presunción de inocencia.
Del resultado del expediente se informará al denunciante, y se levantará un acta de finalización con su contenido promoviendo, además, en su caso, las medidas a adoptar a partir de su resultado. Dicha acta de finalización será registrada en el libro-registro de comunicaciones o denuncias.
III. - INFORMACIÓN SOBRE EL CANAL EXTERNO DE DENUNCIAS O COMUNICACIONES
Se informa de que, además del Sistema de Información Interno de la empresa y su Canal de Denuncias, las personas legitimadas para interponer las denuncias o trasladar las informaciones referidas en la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción tienen a su disposición un canal externo de información de la Autoridad Independiente de Protección del Informante, A.A.I., regulado en el artículo 16 y siguientes de la citada Ley 2/2023.
Conforme a aquella normativa, toda persona física podrá informar ante la Autoridad Independiente de Protección del Informante, A.A.I., o ante las autoridades u órganos autonómicos correspondientes, de la comisión de cualesquiera acciones u omisiones incluidas en el ámbito de aplicación de la Ley 2/2023, ya sea directamente o previa comunicación a través del correspondiente canal interno.
La información se podrá realizar por escrito, a través de correo postal o a través de cualquier medio electrónico habilitado al efecto dirigido al canal externo de informaciones de la Autoridad Independiente de Protección del Informante, A.A.I., o verbalmente, por vía telefónica o a través de sistema de mensajería de voz.
Noviembre de 2023
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